Databehandleraftale

 
 

 
 

Mellem

 

Den dataansvarlige:

Bruger af Players 1st software som angivet i hovedaftalen mellem den dataansvarlige og databehandleren

 

og

 

Databehandleren

Players 1st

CVR 34694222

Stadion Allé 70

8000 Aarhus C

Danmark

 

 

1          Indhold

 

2       Baggrund for databehandleraftalen

3       Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder

4       Databehandleren handler efter instruks

5       Fortrolighed

6       Behandlingssikkerhed

7       Anvendelse af underdatabehandlere

8       Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer

9       Bistand til den dataansvarlige

10          Underretning om brud på persondatasikkerheden

11          Sletning og tilbagelevering af oplysninger

12          Tilsyn og revision

13          Parternes aftaler om andre forhold

14          Ikrafttræden og ophør

15          Kontaktpersoner/kontaktpunkter hos den dataansvarlige og databehandleren

Bilag A      Oplysninger om behandlingen

Bilag B      Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere    og liste over
godkendte underdatabehandlere

B.1    Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere

B.2     Godkendte underdatabehandlere

Bilag C      Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1     Behandlingens genstand/ instruks

C.2     Behandlingssikkerhed

C.3     Opbevaringsperiode/sletterutine

C.4      Lokalitet for behandling

C.5      Instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til
tredjelande

C.6      Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som
foretages hos databehandleren

C.7      Nærmere procedurer for tilsynet med den behandling, som foretages hos
eventuelle underdatabehandlere

Bilag D      Parternes regulering af andre forhold

D.1      Hovedaftale

D.2      Krav om etablering af yderligere sikkerhedsforanstaltninger

 

2 Baggrund for databehandleraftalen

  1. Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

  2. Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.

  3. Databehandlerens behandling af personoplysninger sker med henblik på opfyldelse af parternes ”hovedaftale”: som er den aftale den dataansvarlige har indgået med enten databehandleren,  eller anden central sportsorganisation som repræsenterer dataansvarlig.

  4. Databehandleraftalen og ”hovedaftalen” er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges særskilt. Databehandleraftalen kan dog – uden at opsige ”hovedaftalen” – erstattes af en anden gyldig databehandleraftale.

  5. Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne, herunder i ”hovedaftalen”.  

  6. Til denne aftale hører fire bilag. Bilagene fungerer som en integreret del af databehandleraftalen.

  7. Databehandleraftalens Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

  8. Databehandleraftalens Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for, at databehandleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere, samt en liste over de eventuelle underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt.

  9. Databehandleraftalens Bilag C indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling databehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagttages, samt hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

  10. Databehandleraftalens Bilag D indeholder parternes eventuelle regulering af forhold, som ikke ellers fremgår af databehandleraftalen eller parternes ”hovedaftale”.

  11. Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares skriftligt, herunder elektronisk af begge parter.

  12. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren. 

3 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder

  1. Den dataansvarlige har overfor omverdenen (herunder den registrerede) som udgangs-punkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor rammerne af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

  2. Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe beslutninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling.

  3. Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den behandling, som databehandleren instrueres i at foretage.

4 Databehandleren handler efter instruks

  1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

     

    2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5 Fortrolighed

  1. Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplysningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen fratages eller udløber.  

  2. Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser overfor den dataansvarlige.

  3. Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

  4. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de relevante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6 Behandlingssikkerhed

  1. Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder skal gennemføres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til disse risici.

  2. Ovenstående forpligtelse indebærer, at databehandleren skal foretage en risikovurdering, og herefter gennemføre foranstaltninger for at imødegå identificerede risici. Der kan herunder bl.a., alt efter hvad der er relevant, være tale om følgende foranstaltninger:

    a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

    b. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og – tjenester

    c. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

    d. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed

  3. Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående – i alle tilfælde – som minimum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i denne aftales Bilag C.

  4. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lign. i forbindelse med den dataansvarliges eller databehandlerens efterfølgende krav om etablering af yderligere sikkerhedsforanstaltninger vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag D.     

7 Anvendelse af underdatabehandlere

  1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler).

  2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler) til opfyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

  3. I tilfælde af generel skriftlig godkendelse skal databehandleren underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer.

  4. Den dataansvarliges nærmere betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere fremgår af denne aftales Bilag B.

  5. Den dataansvarliges eventuelle godkendelse af specifikke underdatabehandlere er anført i denne aftales Bilag B.

  6. Når databehandleren har den dataansvarliges godkendelse til at gøre brug af en underdatabehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i denne databehandleraftale, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i databeskyttelsesforordningen.

     Databehandleren er således ansvarlig for – igennem indgåelsen af en underdatabehandleraftale – at pålægge en eventuel underdatabehandler mindst de forpligtelser, som databehandleren selv er underlagt efter databeskyttelsesreglerne og denne databehandleraftale med tilhørende bilag.

  7. Underdatabehandleraftalen og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom - i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at der er indgået en gyldig aftale mellem databehandleren og underdatabehandleren. Eventuelle kommercielle vilkår, eksempelvis priser, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige. 

  8. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandleren, f.eks. så den dataansvarlige kan instruere underdatabehandleren om at foretage sletning eller tilbagelevering af oplysninger.

  9. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. 

8 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer

  1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videregivelse samt intern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

  2. Uden den dataansvarliges instruks eller godkendelse kan databehandleren – indenfor rammerne af databehandleraftalen - derfor bl.a. ikke;

    a. videregive personoplysningerne til en dataansvarlig i et tredjeland eller i en international organisation,

    b. overlade behandlingen af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland,

    c. lade oplysningerne behandle i en anden af databehandlerens afdelinger, som er placeret i et tredjeland.

  3. Den dataansvarliges eventuelle instruks eller godkendelse af, at der foretages overførsel af personoplysninger til et tredjeland, vil fremgå af denne aftales Bilag C.

9 Bistand til den dataansvarlige

  1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel 3.  

    Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

    a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

    b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

    c. den registreredes indsigtsret

    d. retten til berigtigelse

    e. retten til sletning (»retten til at blive glemt«)

    f. retten til begrænsning af behandling

    g. underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling

    h. retten til dataportabilitet

    i. retten til indsigelse

    j. retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering

  2. Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, jf. art 28, stk. 3, litra f.

    Dette indebærer, at databehandleren under hensynstagen til behandlingens karakter skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

    a. forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med behandlingen

    b. forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder. 

    c. forpligtelsen til – uden unødig forsinkelse – at underrette den/de registrerede om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

    d. forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

    e. forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen

  3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lignende i forbindelse med databehandlerens bistand til den dataansvarlige vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag D.   

10 Underretning om brud på persondatasikkerheden

  1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller en eventuel underdatabehandler.

     Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 36 timer efter at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer. 

  2. I overensstemmelse med denne aftales afsnit 10.2., litra b, skal databehandleren - under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne – bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden.

    Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden: 

    a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

    b. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

    c. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger

11 Sletning og tilbagelevering af oplysninger

  1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, efter den dataansvarliges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataansvarlige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

12 Tilsyn og revision

  1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

  2. Den nærmere procedure for den dataansvarliges tilsyn med databehandleren fremgår af denne aftales Bilag C.    

  3. Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som udgangspunkt gennem databehandleren. Den nærmere procedure herfor fremgår af denne aftales Bilag C.

  4. Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13 Parternes aftaler om andre forhold

  1. En eventuel (særlig) regulering af konsekvenserne af parternes misligholdelse af databehandleraftalen vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales Bilag D.

  2. En eventuel regulering af andre forhold mellem parterne vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales Bilag D.

14 Ikrafttræden og ophør

  1. Denne aftale træder automatisk i kraft ved dataansvarliges ibrugtagen af Players 1st software.

  2. Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i aftalen giver anledning hertil.

  3. Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsigelsesvarsel, som fremgår af ”hovedaftalen”.   

  4. Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset ”hovedaftalens” og/eller databehandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlingens ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabehandlere. 

15 Kontaktpersoner/kontaktpunkter hos databehandleren

  1. Al kontakt vedrørende databehandling hos databehandler foregår via:

    privacy@players1stgroup.com

 Bilag A Oplysninger om behandlingen

Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er:

  • Den dataansvarlige ønsker at gennemføre løbende målinger af deres medlemmer og/eller gæsters oplevelser i klubben. Til dette formål overføres data omkring medlemmer og/eller gæster, så Databehandleren kan udsende elektroniske spørgeskemaer om oplevelsen som medlem eller gæst i klubben. Svarene afrapporteres og er tilgængelige i aggregeret form for den dataansvarlige i et elektronisk dashboard, der administreres af databehandleren.

  • Dataansvarlig modtager endvidere individuelle åbne kommentarer fra besvarelserne. Dette sker dog udelukkende i tilfælde hvor respondenten aktivt har givet accept på at dataansvarlig må se kommentaren samt respondenten selv har afgivet sine kontaktinformationer, således at dataansvarlig har mulighed for at kontakte respondenten efter dennes eget udtrykkelige ønske.

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen):

  • At udsende e-mail med et link til et elektronisk spørgeskema.

  • At illustrere undersøgelsesresultater i online dashboard og rapporter. Resultater gengives i aggregeret og/eller anonymiseret form

 

Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede:

  • Navn, medlemstype, Køn, Alder, E-mail samt oplysninger om tid og sted for besøg i klubben i de tilfælde, hvor der er tale om en aktivitet, som er knyttet til en respondents bestemte aktivitet i klubben. Der behandles kun almindelige persondata.

 

Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:

  • Personer, som enten er medlemmer i klubben eller har deltaget i en aktivitet i klubben arrangeret af eller i samarbejde med klubben.

 

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter denne aftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:

  • Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil alle licensperioder opsiges eller ophæves af en af parterne.

Bilag B Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere

 B.1 Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere

Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal dog underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 30 dage før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give meddelelse herom til databehandleren inden 14 dage efter modtagelsen af underretningen. Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.

 

B.2 Godkendte underdatabehandlere

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af følgende underdatabehandlere:

Navn CVR-nr Adresse Beskrivelse af behandling
Microsoft Azure Azure datacenter i Irland, Holland, Virginia USA, Texas USA, California USA, Canberra Australien Hosting, datalagring sker i; Europa for databehandlers europæiske kunder, USA for databehandlers Nordamerikanske kunder, Australien for databehandlers australske kunder
SendGrid Denver, CO, 1801 California Street, Suite 500, Denver, CO 80202 E-mail service
MailJet FR67524536992 Mailjet SAS 37 bis Rue du Sentier 75002 Paris FRANCE E-mail service
Zendesk Zendesk, Inc. 1019 Market St. San Francisco CA 94103, United States Håndtering af support sager
Google Analytics 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA, 94043 Website anvendelses data opsamles i Google Analytics

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden specifikt godkendt anvendelsen af ovennævnte underdatabehandlere til netop den behandling, som er beskrevet ud for parten. Databehandleren kan ikke – uden den dataansvarliges specifikke og skriftlige godkendelse – anvende den enkelte underdatabehandler til en ”anden” behandling and aftalt eller lade en anden underdatabehandler foretage den beskrevne behandling. 

 

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

 C.1 Behandlingens genstand/ instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører en eller flere af følgende:

  • Registrere nødvendige medlemsinformationer om den dataansvarliges medlemmer hvis medlemsundersøgelse(r) er tilvalgt.

  • Behandle information om spillede green fee runder hos den dataansvarlige hvis gæsteundersøgelse(r) er tilvalgt.

  • Databehandler behandler informationerne, som er nødvendige og relevante for udførelse af den dataansvarliges instrukser. Informationerne indsamles enten direkte fra den dataansvarlige selv eller fra anden databehandler (tredjepartsdatabehandler) angivet af den dataansvarlige. Den dataansvarlige skal indgå aftale med tredjepartsdatabehandler om videresendelse af de nødvendige data til databehandler under denne aftale.

 

C.2 Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle:

  • Behandlingen af almindelige persondata

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal anvendes for at skabe det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau omkring oplysningerne.  Databehandleren forpligter sig dog til følgende:   

  • Alle data i kommunikationen med Players 1st systemet sendes krypteret via ”https” som standard.

  • Players 1st lagrer og behandler al data hos internationalt anerkendte IT-virksomheder.

  • Players 1st hosting sker krypteret og fortroligt.

  • Players 1st har fuld dokumentation vedr. funktionalitet, datatracking og datasikkerhed.

  • Players 1st behandler udelukkende personoplysninger efter instruks fra den dataansvarlige.

  • Players 1st sikrer, at alle personer der håndterer personoplysninger har tavshedspligt.

C.3 Opbevaringsperiode/sletterutine

Personoplysningerne opbevares hos databehandleren, indtil den dataansvarlige anmoder om at få oplysningerne slettet eller tilbageleveret. 

Efter 24 måneder vil databehandler automatisk gennemføre en pseudonymisering af alle personoplysninger modtaget fra dataansvarlig. I forbindelse med pseudonymiseringen slettes de persondata som ikke længere er relevante.

Efter 10 år sletter databehandler automatisk al persondata.

 

C.4 Lokalitet for behandling

Behandling af de i aftalen omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end de følgende:

Navn Adresse Kommentar
Microsoft Azure Azure datacenter i Irland, Holland, Virginia USA, Texas USA, California USA, Canberra Australien Hosting, datalagring sker i; Europa for databehandlers europæiske kunder, USA for databehandlers Nordamerikanske kunder, Australien for databehandlers australske kunder
SendGrid 1801 California Street, Suite 500, Denver, CO 80202
MailJet Mailjet SAS, 37 bis Rue du Sentier, 75002 Paris, FRANCE
Zendesk Zendesk, Inc. 1019 Market St. San Francisco CA 94103, United States
Google Analytics 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA, 94043
Players 1st Stadion Allé, 8000 Aarhus C, Denmark

 

C.5 Instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Databehandler overfører via underdatabehandlere personoplysninger til tredjeland, idet mailadresser overføres til amerikansk leverandør (SendGrid) til brug for udsendelse af mails (dog ikke for tyske mailadresser). Zendesk bruges til håndtering af supporthenvendelser fra spillere og klubber, som har mulighed for via mail at kontakte Players 1st’s support. Ved kontakt overføres henvenderens e-mail til Zendesk. Google Analytics bruges på aggregeret niveau til at monitorere hvilke browsere og devices brugerne anvender. Informationen bruges til at optimere brugeroplevelsen i spørgeskemaerne.

Overførslen sker med hjemmel i Privacy Shield aftale, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 46. Det er databehandlerens ansvar at sikre, at underdatabehandlere i tredjeland lever op til databehandlers forpligtelser som beskrevet i nærværende aftale.

 

C.6 Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som foretages hos databehandleren

Databehandleren skal én gang årligt for egen regning indhente en revisionserklæring fra en uafhængig tredjepart angående databehandlerens overholdelse af denne databehandleraftale med tilhørende bilag. Første gang revisionserklæringen vil blive indhentet vil være i 2019 hvorefter revisionserklæringen vil være tilgængelig for den dataansvarlige.

Indtil den ovenfor nævnte revisionserklæring er tilgængelig har den dataansvarlig årligt mulighed for et fysisk eller skriftligt tilsyn vedrørende overholdelsen af denne databehandleraftale hos databehandleren.

Udover det planlagte tilsyn, kan der føres tilsyn med databehandleren, når der efter den dataansvarliges vurdering opstår et behov herfor.

Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med et fysisk eller skriftligt tilsyn afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er rimeligt og nødvendig for, at den dataansvarlige kan gennemføre sit tilsyn.    

 

C.7 Nærmere procedurer for tilsynet med den behandling, som foretages hos eventuelle underdatabehandlere

Databehandleren skal én gang årligt for egen regning indhente en revisionserklæring fra en uafhængig tredjepart angående underdatabehandlerens overholdelse af denne databehandleraftale med tilhørende bilag.

Der er mellem parterne enighed om, at der kan anvendes følgende typer af revisionserklæringer: ISAE 3402 type 2 rapporter

Revisionserklæringen gøres tilgængelig for dataansvarlig via dashboard løsningen fra databehandler.

  

Bilag D Parternes regulering af andre forhold

D.1 Hovedaftale

Forhold uden for nærværende aftale reguleres i hovedaftalen mellem parterne..

D.2 Krav om etablering af yderligere sikkerhedsforanstaltninger

Vederlæggelse eller lign. i forbindelse med den dataansvarliges eller databehandlerens efterfølgende krav om etablering af yderligere sikkerhedsforanstaltninger ud over nærværende aftale betales af den part, som fremsætter kravet. Vederlaget vil typisk dække medgået tid til etablering af de udvidede sikkerhedsforanstaltninger

 
 
F3F3F3_1.png